Was muss eine Stadt leisten?

Vor der Zusage des Landes Hessen beginnt die Vorarbeit. Ein tragfähiges Konzept und die bereits genannte Prioritätenliste muss begründet eingereicht werden. Das bedeutet, dass lange vor dem Termin, mindestens fünf Jahre vorher konzeptionell geplant werden muss, da alles Folgende darauf aufbaut. Die Genehmigungen und Förderungen müssen mit dem Hessentagbüro verhandelt werden, die Planungs- und Bauphasen festgelegt und durchgezogen werden. Die Bevölkerung muss rechtzeitig informiert und mit einbezogen werden, denn die Vorbereitungen auf ein solches Ereignis sind nicht vergleichbar mit den Vorbereitungen auf die 1200-Jahr-Feier von 2002.

Die Stadtspitze muss sich überlegen, wie das Management durchgeführt werden kann. Einige Städte haben eine eigenständige Marketinggesellschaft gegründet oder hatten bereits eine entsprechendes Veranstaltungs-/Tourismusorganisation. Einige Städte haben sich auf mehrere Jahre Spezialisten eingekauft. Eine enge Zusammenarbeit mit den derzeitigen Hessentagstädten ist unabdingbar, um kostenträchtige Fehler zu vermeiden.

Jede Stadt muss sich ihr eigenes Hessentagkonzept erstellen, denn das Landesbüro hat kein eigenes und stellt auch kein Anforderungsprofil zur Verfügung. Die Stadt muss mit jedem Sponsor, jedem Großakteur individuell verhandeln. Diese haben ihre eigenen erfahrenen Hessentagbeauftragten.

Viel Knowhow in allen möglichen Bereichen ist notwendig, um diese Veranstaltung zu stemmen. Der Stadt muss klar sein: wer kostenträchtige Fehler vermeiden will, muss in Spezialisten investieren.

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